Travailler à distance est un mode de travail qui a le vent en poupe ces dernières années.
Cette pratique est insufflée par le mode de travail indépendant, c’est-à-dire par les freelances. Depuis 2020, soit le début de la crise sanitaire liée au COVID les chiffres ont explosé et le nombre de freelances a augmenté de 11%. La liberté de choisir son lieu de travail et de gérer son temps libre comme bon lui semble est un facteur de motivation majeur.
Mais il peut s’avérer difficile de se retrouver seul(e), livré(e) à soi-même, pour développer son activité. Alors comment être productif en télétravail et collaborer efficacement ? Quels outils de travail collaboratif utiliser pour organiser ses journées au mieux ? Travailler moins pour gagner plus, tout le monde en rêve. Comme dirait Alexandre Dana, créateur de LiveMentor, il est important d’avoir les bons outils de gestion pour être productif. Il a pu diminuer son temps de travail et gagner en temps libre en optimisant la gestion de ses tâches.
Sans plus attendre, découvrez les meilleurs outils collaboratifs pour gagner en performance et faciliter la collaboration avec vos équipes et vos clients.
1. Pour se souvenir de tout : la prise de notes :
EVERNOTE : Quand on est micro-entrepreneur, on est constamment soumis à de nombreuses informations qu’on a lu dans des articles, entendu dans des vidéos, podcasts etc.
Vous est-il déjà arrivé de lire un article en diagonal car vous êtes pressés et de n’en rien retenir parce que vous n’étiez pas concentré ? Nous consommons du contenu de manière boulimique et on oublie l’essentiel. De nombreux outils existent et sur le marché mais c’est Evernote qu’on retiendra pour sa simplicité. Cet outil permet de prendre des notes quand une idée vous vient à l’esprit. Par exemple, pour noter une idée de campagne marketing, un titre accrocheur pour votre prochain article ou une variation de copywriting… Vous pouvez également l’utiliser pour faire des captures d’écran de vos lectures et y mettre des annotations sur le paragraphe ou l’idée que vous souhaitez mémoriser. Enfin, il permet également de prendre des notes vocales, une bonne alternative pour ceux qui sont davantage dans la retranscription audio.
2. Communiquer et partager des informations :
→ 2 solutions collaboratives tirent leur épingle du jeu pour créer une collaboration optimale :
SLACK : est un outil de tchat qui vous permet d’échanger avec vos collaborateurs ou bien vos clients. Il s’agit d’un espace de travail dématérialisé, il vous permet de discuter, de partager des idées et des commentaires instantanément pour une communication simplifiée, efficace et réactive. Slack, messagerie instantanée, facilite également l’envoi d’images ou de fichiers et permet aussi de créer différents canaux de conversation pour différents sujets. Cette application de collaboration en temps réel est souvent utilisée à la place des emails. Ces fonctionnalités collaboratives ont déjà séduit de nombreux français selon une étude réalisée dans le Journal Du Net.
DASHLANE : c’est un outil de gestion qui réunit l’ensemble de vos mots de passe en une application. Vous avez besoin de vous connecter à votre compte Linkedin, Facebook, Gmail, Google Drive… Peu importe l’application, avec DASHLANE vous n’avez plus besoin de les saisir ou de les noter sur votre carnet de note. Vous n’avez qu’un seul mot de passe, celui de Dashlane. Il enregistre vos mots de passe en toute sécurité. Il s’avère utile pour vous mais aussi pour votre équipe car vous pouvez partager vos mots de passe sur des applications que vous utilisez en commun.
3. Planifier : gérer son agenda :
GOOGLE AGENDA : planifier est le secret pour avancer dans ses tâches, ne rien oublier et cadrer sa journée. Pour ce faire, l’outil de calendrier proposé par Google fait bien le job. Il vous permet de noter vos missions de la journée, que ce soit pour votre vie professionnelle ou privée.
4. Faire de la veille et lisez plus tard :
POCKET : cette application vous permet de sauvegarder le contenu d’une page web et de la stocker sur votre téléphone ou sur votre web application pour le lire plus tard. Elle marche aussi bien en mode hors connexion. Vous pouvez ainsi retrouvez l’ensemble des articles qui vous intéressent pour les lire quand vous avez le temps et que votre cerveau est réceptif. Lisez, écoutez vos contenus sans distraction est désormais possible. Cette application devrait séduire les rédacteurs web pour source d’inspiration lors d’une recherche de sujets par exemple.
5. Améliorer ses appels téléphoniques :
AIRCALL : cette application de téléphonie permet de générer des numéros de téléphone sur IP dans 40 pays avec assignation des membres de l’équipe. Le plus : les appels peuvent être enregistrés donc on peut assurer un suivi complet pour se souvenir d’une discussion, éditez un rapport toujours dans l’objectif de gagner du temps. Très utile dans le domaine de la formation par exemple, pour avoir un suivi avec ses élèves.
6. Disposer d’un outil de Screenshot :
SMARTSHOT : cet outil vous permet de prendre des captures d’écran sur toute la page, annoter et partager efficacement.
7. Scannez sans matériel :
CAMSCANNER : Cet outil vous permet de transmettre des documents, photos sans investir dans un scan ! Prenez une photo de votre document, par exemple votre note de frais, et l’application se charge de la transformer en PDF pour pouvoir l’enregistrer ou la partager par mail.
Pour en choisir certains plutôt que d’autres, posez-vous la question suivante : Quel est le problème auquel je suis confronté ou le besoin que je cherche à résoudre ? Aujourd’hui de nombreux logiciels de travail sont sur le marché alors ne cherchez pas à réinventer l’eau chaude ! Obstinez-vous et vous trouvez l’application qui vous aidera dans votre activité.
Vous cherchez à collecter et regrouper des informations pour rédiger votre prochain article de blog ? Alors téléchargez Evernote.
Vous souhaitez un logiciel de facturation gratuit ? Alors rendez-vous sur l’application Wuro.
Enfin, vous avez besoin d’une application pour suivre et communiquer sur l’état de l’avancement de vos projets ? Utilisez l’outil de gestion de projet, Trello.
Bref, peu importe votre besoin, cherchez et trouvez l’application qui vous permettra d’optimiser votre temps au maximum. Vous pourrez ainsi travailler en collaboration de chez vous ou en coworking.
